Rechtsanwältin Laura-Theresa Ebert von UP Rechtsanwälte in Augsburg erklärt, warum gerade Unternehmer:innen einen „Notfallkoffer“ packen sollten und wobei darauf zu achten ist.
Ein unerwarteter Unfall, eine schwere Krankheit oder ein plötzlicher Ausfall – Szenarien, die niemand gerne durchdenkt, die aber jeden zu jeder Zeit treffen können. Für Unternehmerinnen und Unternehmer hat ein solcher Ernstfall jedoch weitreichendere Konsequenzen als für Angestellte: fällt die geschäftsführende Person aus, steht im schlimmsten Fall der gesamte Betrieb still. Entscheidungen können nicht getroffen werden, Verträge nicht unterschrieben werden, Bankgeschäfte kommen zum Erliegen, obwohl Kunden und Mitarbeiter weiterhin auf das Unternehmen bauen. Umso wichtiger ist es, als Unternehmer frühzeitig vorzusorgen und einen „Notfallkoffer“ zu packen, der die Handlungsfähigkeit des Unternehmens sicherstellt.
Warum Vorsorge für Unternehmer existenziell ist
Während im privaten Bereich oft zumindest rudimentäre Regelungen bestehen, wird die unternehmerische Vorsorge vor allem im Mittelstand häufig vernachlässigt. Dabei gilt: Ohne klare Regelungen darf selbst der Ehepartner nicht automatisch für den Unternehmer handeln. Auch Prokuristen oder leitende Angestellte sind ohne entsprechende Vollmachten in vielen Fällen nicht ausreichend legitimiert, grundlegende Entscheidungen zu treffen.
Die Folge: Banken verweigern Transaktionen, wichtige Fristen verstreichen, Mitarbeitenden fehlt die Führung – und Kunden verlieren womöglich das Vertrauen in die Nachhaltigkeit der Geschäftsbeziehung. Ein fehlendes Notfallkonzept kann so schnell zu erheblichen wirtschaftlichen Schäden führen, selbst wenn es sich nur um vorübergehende Erkrankungen handelt.
Der Notfallkoffer: Was gehört hinein?
Ein durchdachter Unternehmer-Notfallkoffer ist mehr als eine lose Sammlung von Dokumenten. Er ist ein strukturiertes Vorsorgekonzept, das sowohl rechtliche als auch organisatorische Aspekte abdeckt. Im Kern geht es darum, sicherzustellen, dass eine oder mehrere Vertrauenspersonen im Ernstfall sofort handlungsfähig sind – ohne weitere Zwischenschritte.
Zu den wichtigsten Bestandteilen gehören:
- Vollmachten
Mit einer notariell beurkundeten Vorsorgevollmacht bestimmen Unternehmer eine Person ihres Vertrauens, die im Ernstfall rechtlich verbindlich handeln darf. Diese Vollmacht sollte ausdrücklich auch unternehmerische Entscheidungen umfassen – etwa das Abschließen von Verträgen, den Zugriff auf Konten oder die Vertretung gegenüber Behörden. Möglich ist es sogar, die Vertrauensperson zu befähigen, das Unternehmen im schlimmsten Fall veräußern zu dürfen.
Daneben können beispielsweise Handlungsvollmachten oder eine Prokura für leitende Mitarbeitende sinnvoll sein. Diese sollten klar definiert und im Unternehmen kommuniziert werden, damit im Ernstfall keine Unsicherheiten entstehen. - Notfallplan für den Geschäftsbetrieb
Neben der Erstellung der Notfalldokumente sollten Ablaufpläne etabliert werden: Wer übernimmt operative Aufgaben? Wer informiert Kunden, Lieferanten und Mitarbeitende? Welche Projekte haben Priorität? Ein schriftlich fixierter Notfallplan hilft, den Betrieb strukturiert weiterzuführen. Dabei sollten auch Vertretungsregelungen für Schlüsselpositionen festgelegt werden. - Zugang zu wichtigen Informationen
Passwörter, Verträge, Bankverbindungen, Versicherungsunterlagen – all diese Informationen müssen zugänglich sein. Ein zentraler, sicher verwahrter Ort (physisch oder digital) ist entscheidend. Gleichzeitig muss klar geregelt sein, wer Zugriff erhält. - Gesellschaftsrechtliche Regelungen
Bei Kapital- oder Personengesellschaften müssen die Gesellschaftsverträge überprüft werden. Was passiert, wenn ein Gesellschafter ausfällt? Gibt es Nachfolgeregelungen oder Stimmrechtsübertragungen? Solche Fragen sollten frühzeitig mit Angehörigen und Geschäftspartnern geklärt werden, um Konflikten in emotional herausfordernden Situationen vorzubeugen.
Rechtliche Stolperfallen vermeiden
Ein häufiger Irrtum: viele Unternehmer gehen davon aus, dass im Ernstfall automatisch ein Familienmitglied oder ein Geschäftspartner die Geschäfte weiterführen kann. Tatsächlich entscheidet jedoch im Zweifel ein Gericht über die Bestellung eines Betreuers. Dieser ist dem Gericht rechenschaftspflichtig und nicht zwingend mit den Anforderungen Ihres Betriebes vertraut, was aus unternehmerischer Sicht unbedingt vermieden werden sollte.
Auch unklare oder veraltete Vollmachten können problematisch sein. Fehlen konkrete Regelungen oder sind diese nicht mehr aktuell, kann ihre Wirksamkeit angezweifelt werden. Lebensumstände ändern sich, ebenso wie gesetzliche Rahmenbedingungen oder die Struktur des Unternehmens. Daher sollte die Vorsorge regelmäßig überprüft und angepasst werden – idealerweise einmal jährlich, in jedem Fall aber bei wesentlichen Veränderungen.
Wir helfen Ihnen beim Packen!
Unternehmerische Verantwortung endet nicht bei der täglichen Geschäftsführung, sondern umfasst auch die Absicherung Ihrer Familie, Ihrer Mitarbeitenden und Kunden. Wenn Sie frühzeitig vorsorgen, schaffen Sie Klarheit und stellen sicher, dass der Betrieb auch in Krisensituationen handlungsfähig bleibt. Dennoch erleben wir oft, dass Mandanten diese Themen aus nachvollziehbaren Gründen vernachlässigen. Sie fühlen sich ertappt?
Einen Notfallkoffer allein zu packen ist schwierig – wir helfen Ihnen dabei!
Wir begleiten Sie als Rechtsanwälte mit Schwerpunkt im Handels- und Gesellschaftsrecht bei der rechtssicheren Gestaltung Ihrer Dokumente, der Ausarbeitung einer individuellen und praxistauglichen Notfall-Strategie und stehen Ihnen selbstverständlich auch bei Eintritt des Ernstfalls als Ansprechpartner zur Seite. Damit Sie nachts ruhig schlafen und Ihre gesamte Energie im Alltag für den Erfolg Ihres Unternehmens aufwenden können.
Sie haben Rückfragen oder wünschen eine tiefergehende Beratung? Dann nehmen Sie jetzt direkt Kontakt auf.
Rechtsanwältin Laura-Theresa Ebert, LL.M.
UP Rechtsanwälte